Menu
Организация и автоматизация бюджета движения денежных средств — Казначейство
Все три финансовых бюджета (Бюджетный Баланс, Бюджет Доходов и Расходов, Бюджет Движения Денежных Средств) тесно взаимосвязаны между собой, но при внедрении системы бюджетирования «с нуля» особое внимание предлагаю уделять Бюджету ДДС.
Ведь именно БДДС лежит в основе всей системы финансовой дисциплины компании, ведь именно управление финансовыми потоками и дефицит денежных средств являются наиболее важными вопросами для руководства.
Конечно, показатели БДДС зависят от данных двух других бюджетов: например, от БДР зависят суммы налоговых платежей.
Но при дефиците времени и ресурсов при внедрении бюджетирования не обязательно точно и целиком рассчитывать Бюджет ДР и Бюджетный Баланс. Достаточно рассчитать те данные из них, которые понадобятся для построения бюджета движения денежных средств.
Вторая причина почему БДДС требует особого внимания: у БДДС максимальная частота контроля: если горизонт Бюджетного Баланса обычно 1 квартал, у Бюджета ДР — 1 месяц, то Бюджет движения денежных средств необходимо контролировать каждую неделю.
Любой процесс управления состоит минимум из трех этапов: планирование, исполнение, контроль.
Процесс управления деньгами (бюджетирование) – не исключение, и включает в себя не только планирование, но также организацию исполнения и контроль.
Чтобы процесс управления деньгами заработал, причем именно так как должно, все три этапа процесса (планирование, исполнение, контроль) должны быть формализованы.
Средство формализации (описания) процесса может быть любое: Word, Visio, другие средства описания бизнес-процессов.
В приведенном на слайде описании процесса управления деньгами регистрация бюджетов делается на ежемесячной основе. Заявки на расход и планируемые поступления отражаем ежедневно.
Еженедельно, в рамках этапа Исполнение платежей, формируется документ Сводное Платежное Распоряжение (СПР). Мы разработали СПР чтобы собрать в одном документе всю информацию о платежах для квалифицированного принятия решения Казначеем. На форме СПР остановимся позднее.
И СПР, кстати, единственный документ который мы добавили в типовую конфигурацию. Мы очень осторожно подходили к изменению типового функционала программы, понимаю что вмешательства в конфигурацию программы во-первых могут затруднить обновления, во-вторых усиливают зависимость от программистов.
Чтобы запустить процесс управления деньгами, мы прошли 4 шага.
Шаг 1: разработали Бюджетную классификацию, в которой статьи бюджета сгруппировали в Бюджетные линии.
Цель группировки статей — чтобы на каждую линию назначить ответственного менеджера и чтобы на одну Бюджетную линию приходилось не более одного менеджера.
Шаг 2. Ответственный менеджер (Менеджер-распорядитель Бюджетной линии) — это, например, начальник отдела ИТ (по группе статей по обслуживанию и закупке hard и soft ware), коммерческий директор (коммерческие расходы), и т .д.
Документы на оплату (заявки на расход, счета) в системе управления НПО ТЭЛ оформляет ответственный менеджер. Важно именно его участие, потому что менеджер планировал бюджет и только он знает какая строка бюджета должна использоваться в конкретном платеже.
В НПО ТЭЛ установлены платежные дни для каждой Бюджетной линии.
Так, постоянные расходы (аренда, связь, ИТ,…), мы платили в понедельник.
Это значит что счета начальника отдела ИТ оплачивались по понедельникам.
Оплата за купленные серийные комплектующие проводится два раза в неделю (вторник и пятница), потому что это самая крупная статья расходов и оставлять для нее один платежный день в неделю не рационально.
Шаг 3. В дополнение к основному расчетному счету в НПО ТЭЛ открыты дополнительные счета – на каждую группу платежей открыт отдельный расчетный счет.
Шаг 4. Для максимальной аналитики мы использовали восьми-мерный учет движения денежных средств.
Часть аналитик использовалась для информации в управляющую компанию, часть для информации внутри НПО ТЭЛ. Причем такой уровень аналитики был достигнут нами используя только типовые объекты программы.
Так выглядит таблица назначений Бюджетных линий для ответственных менеджеров.
Каждая Бюджетная линия (группа статей бюджета) обязательно закрепляется за менеджером.
Для каждой Бюджетной линии также назначается свой бухгалтер, который обрабатывает все документы по этой линии (как поступления, так и платежи).
Целевые банковские счета открывались в НПО ТЭЛ для делегирования менеджерам процесса управления деньгами.
Банковские счета, суммы расходов по которым незначительны по сравнению с общим оборотом) подкрепляются раз в месяц исходя из бюджета и менеджер самостоятельно распределяет сумму на счете по своим платежам.
При автоматизации бюджетирования с использование программы 1С8 Управление Производственным Предприятием мы ставили задачу максимально использовать возможности типовой конфигурации, прибегая к изменениям функционала в крайнем случае.
Для реализации многомерного учета расходов мы проанализировав несколько вариантов использования типовой конфигурации.
Для учета денег в разрезе строк бюджета (строк кассового плана) мы остановились на возможностях справочника «Проекты».
Комбинация аналитик статей движения денежных средств, платежных поручений и справочника «Проекты» позволила идентифицировать каждый платеж восемью аналитиками.
Одна из важных аналитик платежа — реквизит Заказ (Заказ поставщику), обязательный для большинства платежей.
Любая закупка например серийных комплектующих инициируется Заказом поставщику. И находясь в платежном поручении можно увидеть какой Заказ поставщику был причиной (источником) этого платежа.
Две похожих аналитики: Строка и Статья бюджета.
Статья бюджета – это одинаковый для всех компаний холдинга элемент справочника.
Строка бюджета – это детализация статьи – конкретный расход, который можно описать в натуральных единицах (штуках, метрах,…).
Строка бюджета может быть уникальной для каждого предприятия холдинга и в рамках холдинга не консолидируется.
=1= Предотвращение кассовых разрывов — одна из актуальных задач Казначейства.
Чем раньше Казначей узнает о кассовом разрыве, тем проще и дешевле сможет этот разрыв закрыть. Либо переносом платежа по договоренности с поставщиком, либо овердрафтом, либо расставляя приоритеты в платежах.
Платежный календарь является отчетом, который и служит для идентификации кассовых разрывов.
Информация в Платежный календарь попадает из Заявок на расход денежных средств и Планируемых поступлений денежных средств.
Заявка на расход оформляется на основании Заказа поставщику (чаще всего), причем даже если счет на оплату еще не поступил, зная условия платежа по договору, можно инициировать Заявку на расход.
А по аренде помещений, например, можно на год вперед указать дату и сумму расхода.
Приходы денежных средств в Платежном календаре отражаются на основании Планируемых поступлений.
Если отгрузки продукции в программе планируются Заказами покупателей, то Планируемые поступления создаются на основании Заказов покупателей, зная условия взаиморасчетов по условиям договора.
=2= Перерасход бюджета важно заметить перед платежом.
Инструмент в НПО ТЭЛ для этого — Сводное Платежное Поручение (СПР).
Это главный документ Казначея для принятия решения о платеже.
СПР показывает остаток бюджета – не будет ли перерасхода при планируемом платеже.
=3= План-фактная отчетность позволяет ответственным менеджерам в любой момент узнать остатки бюджета по своим статьям бюджета.
=4= Благодаря настроенным отчетам процесс согласования и исполнения платежей занимает в НПО ТЭЛ 1 рабочий день.
Пример платежного календаря, сформированный по неделям.
Такой период формирования календаря удобнее, когда за каждым расходам закреплен один платежный день.
Представлен типовой отчет системы, в котором кассовые разрывы помечаются красным цветом.
Представляем полезный документ — СПР, который был разработан в дополнение к типовому функционалу.
Все счета на оплату попадают в СПР через заявки на расход.
Один СПР группирует платежи по одной бюджетной линии от одного менеджера.
Менеджеру достаточно занести в систему заявки на расход и этот документ — СПР получается автоматически.
Для менеджера удобно увидеть в СПР всю информацию об исполнении бюджета, ему не надо вести подсчеты в excel.
Что важно увидеть в СПР:
— условие оплаты: каждый договор маркируется способом оплаты, например: предоплата или отсрочка платежа или 50/50,
— сумма задолженности поставщика в последней колонке: это повод «отловить» платежи, отличающиеся от условий договора — если у поставщика отсрочка по договору, а в СПР показана незакрытая дебиторская задолженность по этому договору, это повод для Казначея задать дополнительные вопросы менеджеру.
— сумма заказа поставщику позволяет убедиться что поданные на оплату документы не превышают сумму заказа.
Дополнительно в СПР можно показать сумму по листам ожидания, но это отдельная тема для разговора в рамках постановки учета.
Вторая сторона Сводного Платежного Распоряжения показывает исполнение бюджета.
Первое время удобно чтобы менеджеры передавали СПР со счетами на оплату на совещаниях.
На таких коротких еженедельных совещаниях, за день до платежного дня, во время приема-передачи документов на оплату, бухгалтер, экономист и казначей могут очно задать все вопросы менеджеру для ускорения процесса согласования оплаты.
Каждый ответственный менеджер может получать такие отчеты план-факт по своим бюджетным линиям.
Каждая строка таблицы может быть расшифрована до списка платежей.
